Yuk, Beresin Internal!

Aktivitas audit internal merupakan langkah pertama yang kami lakukan pada saat berpartner dengan perusahaan klien. Hal ini tentu saja untuk menemukan permasalahan-permasalahan yang ada di dalamnya. Pada umumnya permasalahan yang ditemukan sangat banyak dan nampak begitu melibatkan banyak pihak hingga memberi efek pada performa kerja perusahaan.
Tahap kedua setelah kami menemukan list permasalahan adalah mengelompokkannya ke dalam 3 masalah utama. Begitu banyaknya masalah yang ditemukan, biasanya memiliki keterkaitan sebab-akibat, sehingga kita harus cermat menganalisa yang mana yang merupakan sumber permasalahan. Dari beberapa kasus yang kami tangani, ada satu hal yang sangat menarik, di mana isu permasalahan yang selalu muncul dalam 3 permasalahan utama adalah : Manajemen Sumber Daya Manusia.

Beberapa kali menangani konflik manajerial, tim kami mengambil beberapa kesimpulan dan mengembangkan model pemecahan masalah di dalam proses Manajemen Sumber Daya Manusia suatu perusahaan. Bidang manajemen ini menjadi salah satu bidang yang sangat menarik, dikarenakan di dalamnya tidak hanya ilmu teori saja, tetapi juga skill dalam menangani “manusia” menjadi hal yang juga sama pentingnya.

Jika Anda belum memastikan apakah di organisasi /perusahaan Anda mengalami “gagal manajemen” ini, mungkin beberapa pertanyaan di bawah ini dapat Anda jawab.

Apakah semua orang dalam organisasi Anda memahami peran mereka masing-masing?
Sebuah organisasi adalah sekumpulan elemen-elemen yang bekerja sama menghasilkan sebuah suatu sistem untuk mencapai tujuan tertentu. Di dalam sistem ini, setiap bagian memiliki peranannya masing-masing. Begitu juga dalam sebuah perusahaan, ada yang berfungsi sebagai perencana, pelaksana, support dan controlling.

Memang pada dasarnya seringkali beberapa fungsi dilakukan oleh orang/jabatan yang sama. Hal ini menjadi sah-sah saja, asalkan fungsi tersebut tidak saling bertolak belakang dan orang yang menjabatnya menyadari peranannya. Kondisi yang sering terjadi yang menjadikan sistem dalam sebuah perusahaan tidak berjalan dengan semestinya adalah ketidaksadaran peranan diri/jabatan orang-orang di dalanya.

Apakah orang-orang dalam organisasi Anda punya hobi “mengeluh”?
Hal ini merupakan salah satu parameter utama manajemen Anda memiliki masalah. Orang-orang dengan pola pikir yang positif dan fokus pada apa yang akan mereka capai tidak memiliki waktu untuk mengeluh. Jika Anda berada dalam posisi manajerial staff, Anda bisa dengan mudah menemukan rekan-rekan kerja Anda bersikap seperti Anda, atau Anda sendiri merasa Anda merupakan salah satu dari orang-orang tersebut. Tetapi jika Anda berada dalam posisi pimpinan akan cukup sulit menemukan keluhan di antara mereka, karena pada saat menghadap Anda, tentu mereka bersikap seperti semuanya baik-baik saja. Jika kondisi ini yang Anda alami, maka Anda membutuhkan sebuah internal audit, baik dilakukan oleh tim Anda sendiri, bekerja sama dengan Departemen HR atau bekerja sama dengan pihak ke-3 (auditor).

Siapa memimpin siapa?
Kesalahan ke-2 yang sering banyak ditemukan juga adalah adanya ketidakjelasan jalur kepemimpinan dan tanggung jawab. Misalnya beberapa level pimpinan di”skip” dan langsung diperintah oleh owner, atau anak buah langsung melapor pada owner, di mana manajer di atasnya dilewat begitu saja. Hal ini bisa jadi dikarenakan adanya komunikasi yang tidak lancer atau ketidakjelasan struktur organisasi.

Dalam jangka pendek, pekerjaan memang bisa lebih cepat selesai “jika langsung ke owner” tetapi untuk jangka panjang, hal ini tidak akan membuahkan sebuah kemandirian manajemen, di mana owner akan terjebak dalam rutinitas harian dan tidak dapat mengerahkan kemampuannya untuk mengembangkan bisnis.

Apakah semua orang dalam organisasi Anda memiliki target kerja?
Tidak adanya target kerja dalam setiap departemen maupun individu tidak hanya terjadi dalam sebuah perusahaan kecil, tetapi perusahaan besar seringkali juga melupakannya. Seringkali para pemilik/manajer merasa yang perlu ditarget hanya tim Marketing/Sales. Hal ini tentu salah besar. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa sebuah perusahaan adalah sebuah mesin yang berjalan bersama, sehingga jika di antara komponennya yang tidak memberikan sumbangsih kerja yang diharapkan, maka mesin tersebut tidak akan berfungsi dengan baik.

Departemen seperti HRD, Kebersihan, Produksi, atau jabatan seperti Sekretaris, Administrasi, Purchasing, dll sering kali merupakan posisi-posisi yang “terabaikan” dalam artian tidak menjadi fokus jajaran pimpinan untuk dibenahi, di mana setiap tahunnya tugas mereka selalu sama dan tidak adanya target pencapaian atau pertumbuhan. Hal ini selain merupakan faktor ketidak-optimalan kinerja manajemen juga menjadi titik jemu dari orang-orang yang bekerja di dalamnya.

Apakah ada rapat secara rutin?
Ada yang mengatakan bahwa rapat adalah kebiasaan “orang tua” yang bertele-tele, pemikiran ini adalah pemikiran orang muda yang “ngawur” dan tidak mengerti apa esensi dari sebuah rapat. Rapat yang dalam bahasa inggris disebut dengan “meeting” memiliki esensi sebuah pertemuan untuk bicara dan berkomunikasi. Di mana di dalam sebuah organisasi, komunikasi menjadi hal yang utama. Baik antara atasan-bawahan ataupun dengan sesama level, komunikasi harus terus dilakukan. Di dalam rapat rutin pula, berbagai inspirasi dan motivasi mengalir, baik dari atasan, rekan 1 level ataupun bawahan. Ide-ide brilian dihasilkan dari gabungan beberapa kepala yang memiliki pola pikir yang berbeda-beda.

Setelah Anda dapat menilai bagaimana kondisi organisasi Anda, baru Anda bisa menetapkan langkah apa yang harus dilakukan untuk menjadikan kinerja manajemen menjadi optimal. Berikut merupakan hal-hal yang harus dipenuhi dalam menggiring manajemen Anda menjadi lebih produktif:

Leadership!
Temukan pemimpin-pemimpin dalam organisasi Anda. Organisasi tidak akan berjalan dengan baik tanpa adanya sosok pimpinan. Seorang pemimpin tidak hanya menduduki posisi tinggi tetapi ia juga harus memiliki 5 sifat utama Leadership :

• Visioner
• Tegas
• Disiplin
• Good in communication
• Good in controlling

Lakukanlah training leadership secara berkala, karena tidak semua orang memiliki skill Leadership yang sudah siap pakai. Pilihannya memang hanya 2 :

1. Jika Anda ingin mempertahankan staff kesayangan Anda : latih mereka untuk memimpin
2. Jika Anda rela mematikan karir staff Anda : recruit orang yang sudah matang dan siap pakai untuk menjadi pimpinan

Ukuran kerja
Setiap orang dalam organisasi Anda harus memiliki ukuran kerja. Mereka harus mengetahui pencapaian kerja standar mereka, bagaimana mereka dinilai berhasil dan bagaimana mereka dinilai gagal. Buatlah ukuran-ukuran yang sesuai dengan fungsi departemen terkait.

Communication
Menciptakan jalur-jalur komunikasi yang sinergi antar setiap elemen di dalam perusahaan.

• Papat kordinasi per departemen
• Setiap bulannya diadakan rapat kordinasi antar departemen
• Diadakan kumpul bersama seluruh karyawan per tahun
• Menciptakan media komunikasi dari perusahaan untuk karyawan seperti buletin internal
• Adanya kotak ide untuk para karyawan menyumbangkan ide untuk perusahaan
• Adanya sesi motivasi/aktivitas yang bisa merangsang semangat dan pola pikir positif dari para karyawan

Berbagai hal di atas dengan tujuan untuk mendekatkan perusahaan dengan para karyawannya, agar seluruh visi dan misi perusahaan dipahami dan didukung dalam proses pencapaiannya.

Jadi jika Anda ingin perusahaan Anda memiliki kinerja yang lebih optimal, lakukanlah optimalisasi kinerja manajemen Anda, karena merekalah yang bekerja untuk para konsumen. Lakukan re-alokasi dana aktivitas perusahaan Anda, jangan hanya berfokus pada pembangunan eksternal, tetapi pembangunan internal merupakan langkah investasi dalam meraup keberhasilan di masa yang akan datang!