Hati2 .... Ini Gerbang Uang Keluar dalam Bisnis Kuliner

Tidak terasa hampir 6 tahun berlalu sejak 2013 memutuskan menjadi pebisnis kuliner, banyak sekali pelajaran yang ada sejak 6 tahun berada dalam industri ini apalagi memang sejak awal saya dan temen-temen memang tipe yang sangat agressive dalam membangun bisnis.

Dulu saya pikir bisnis kuliner ini yah ga ribet-ribet amalah, maklum sudah 8 tahun jadi konsultan marketing dan branding jadi dengan begitu banyak pengalaman menangani perusahaan rasanya semua hal "tau lah" dan selalu ada cara untuk membuat hal apapun beres, tapi ternyata tidak semua sesuai bayangan, ketika kita ada di dalam sebuah bisnis dan focus sejak kecil menjadi besar dan makin besar ternyata banyak sekali hal detail, tantangan dan masalah yang muncul untuk diselesaikan mulai dari marketing, operasional finance, legal, Supply Chain Management, Sales, Branding, Human Capital, Teknologi dan lainnya.

Nah topik kali ini saya coba sharing ringan salah satu fungsi penting dalam bisnis kuliner yang punya peranan sangat besar dalam memastikan perusahaan bisa profit sesuai target ato malah jadi minus gara-gara "mahluk" yg satu ini, apa itu Purchasing, atau bagian pembelian. Sebuah divisi yang keliatannya bukan bagian paling penting dalam sebuah bisnis kuliner tapi ternyata punya pengaruh besar terhadap performa perusahaan khususnya terkait COGS/ HPP serta profit margin tentunya.


Kok bisa? Coba kita buat analogi sederhana ajah deh, cukup sering terjadi tentunya dari pengalaman yang saya jalankan, contoh kita menjual Ayam Geprek di mana salah satu bahan baku utamanya adalah Sambal, sambal ini khan dibuat dari Cabe, di awal ketika memulai bisnis biasanya setiap start up bisnis cukup rutin belanja sendiri jadi tau harga bahan baku, tentu beda ketika belanja berangkat jam 3 shubuh dengan belanja di anter oleh agen/ supplier cabe, betulkan? Misal ketika kita belanja sendiri, per kg 30 ribu, setiap 1 porsi ayam geprek kita menggunakan katanlah 30 gram cabe, artinya dalam 1 kg cabe bisa jadi 10 porsi yg artinya per porsi HPP cabe adalah 1.000.

Nah skrg tiba-tiba bisnis udah beberapa cabang, mulai deh kasih percaya orang untuk belanja, dan karena kita merasa bisnis sudah AUTO PILOT biasanya hilanglah fungsi kontrol, tau-tau sekarang cabe pake SUPPLIER yg harganya juga karena tidak terkontrol jadi 60 ribu, pertanyaan berapa COGS cabe sekarang dalam 1 porsi ayam geprek? Yes dari 1.000 menjadi 2.000. Nah sekarang kalikan 1000 yg hilang gara2 boros ini dengan porsi 1 hari yang terjual, misal 500 porsi jadi potensial profit yg hilang 500 x 1.000 = 500.000 ribu per day, 15 juta per bulan, 225 juta per tahun, ini sudah bisa dipake sewa tempat loh yang strategis. Kecil yah keliatan, cuman cabe, cuman beda 30 ribu pe kg (lah klo per hari 50 kg gimana?), tapi jika di jumlahkan dan noted yah ini baru cabe kebayang ga potensial lost yang hilang? Working capital belanja yang dibutuhkan? dan ingat ini baru contoh paling sederhana Harga cabe.

Hal di atas baru dari sisi harga beli yang tidak terkontrol misalnya, blom lagi misal ketika kita tidak memiliki orang yang punya kapabilitas baik ilmu maupun moral untuk menghandling divisi ini bisa bener-bener dalam masalah kita suatu saat ini apalagi jika bisnis makin membesar. apa yang akan terjadi? Nih saya kasih list.

1. Cash flow habis gara-gara working capital terlalu besar baik untuk inventory yang slow moving maupun untuk central kitchen di mana bahan baku diproduksi sendiri.
2. Harga bahan baku yang kamu miliki mungkin membuat COGS/ HPP tinggi.
3. Kebocoran belanja bahas baku, belanja modal, belanja operasional karena tidak ada sistem kontrol 
4. Inventory/ stock tinggi karena purchasing tidak paham dalam forecasting dan kontrol belanja.
5. Negosiasi vendor malah membuat perusahaan dirugikan, kok bisa? yang sangat bisa jika kita misalnya TOP cepat apalagi bayar cash untuk vendornya

Salah satu Gerbang Duit Keluar, inilah istilah yang sering saya gunakan untuk menggambarkan fungsi dari Purchasing, gerbang di mana seluruh deal harga, vendor, inventory dan tentunya keluar duit ada di sebuah divisi yang sering kali atau bahkan jarang dibahas oleh banyak pebisnis, mostly dari kita hobbynya bahas marketing, branding, sosmed dll hehe, padahal sudah banyak contoh di mana perusahaan bisa masuk ke dalam masalah cash flow dan bahkan biarpun omsetnya besar tapi profit marginnya sangat tipis gara-gara bagian yang satu ini.

So jadi harus gimana? Ok hal ini sepertinya terlalu dalam untuk dibahas apalagi klo kita start up awal, tapi ada baiknya kita paham sejak awal sehingga dapat mengantisipasi hal-hal yg sempat saya jelaskan di atas terjadi, jangan sampai nanti pada saat nya ngomong gini "padahal dulu mas Rex udah kasih tau dan tulis yah, masih ajah kita akhirnya kena masalah in" ok, let's go.

1. Punya strategi yang kuat
Pembelian itu harus diatur strateginya dengan detail berdasarkan data-data yang detail baik itu mulai dari data inventory, data penjualan dan bahkan cash allocation dari finance, sehingga bagian pruchasing ini tidak boleh or haram diolah oleh orang yang tidak punya back ground management yang bagus.

2. Harus di kontrol dan Mengontrol
Financial kontrol dan Dealing kontrol merupakan faktor penting yang harus secara ketat di kontrol terkait pembelian, harus ada budget alloction yang menjadi KPI, di sisi sebaliknya purchasing juga merupakan gerbang keluar uang sehingga mereka harus mampu mengontrol berdasarkan data setiap pengajuan pembelian dari berbagai divisi di dalam perusahaan, simpelnya jangan percaya gitu ajah pembelian apapun yang diajukan kecuali sudah di compare dengan data yang jelas.

3. Data & Knowledge Base People
rekrut orang yang memang kompeten terhadap management dan data, mampu membaut analisa pembelian serta terbiasa dengan pengolahan data. BIasanya pada startup awal bagian ini sering kali di isi oleh orang-orang yang kita kenal yah, tidak ada masalah basically yg penting diberikan training soal management dan pengelolaan data serta kemampuan untuk melakukan negosiasi serta kreatifitas dalam mencari sumber-sumber supply.

4. Amanah
Nah ini bagian yang sulit sebetulnya soal amanah, saya sarankan sih coba terapkan budaya perusahaan yang memang mendorong setiap karyawan untuk rajin beribadah karena soal Amanah ini bukan sesuatu yang mudah dibentuk dan biasa prilaku karyawan banyak terbentuk oleh budaya yang diterapkan dalam perusahaan tersebut, secara pribadi saya sarankan kamu untuk turun langsung menyeleksi pimpinan department ini karena biasa feeling owner berjalan lebih baik, yah tentu professional way dan background juga punya peranan pentingnya.

5. Reward and Funishement
Berikan target belanja berdasarkan data, berikan target term of payment dan berikan target kecepatan dalam pemenuhan kebutuhan outlet walaupun mungkin perusahaan misalnya ada beberapa kendala yang membuat barang tidak terdelivery tapi dengan kemampuan negosiasi serta approaching purchasing kamu bisa melakukan delivery item tersebut. Jangan pelit karena mereka merupakan gerbang uang.

Nah semoga bahasan singkat di atas bisa sedikit memberikan inspirasi dan informasi dan dapat berguna untuk teman-teman yang sedang berbisnis, tentu hanya secuil dari dunia Purchasing apa yang saya tulis ini.

Silahkan tulisan ini dibagikan tanpa perlu izin saya, karena ilmu adalah milik Allah, titip jangan lupa kalo ada waktu Ngopi di Upnormal Coffee or nge Bakso di Boedjangan (-:

Artikel lain yg sering dibaca

10 Golden Rule Memulai Bisnis Kuliner
5 Strategi Memenangkan Pasar
KOK BISA SUKSES sih?
6 Alasan Mengapa Konsumen Membeli Brand Anda
Jangan Jadi Pengusaha Yah


Informasi.
Ingin belajar bisnis kuliner? Kunjungi Instagram foodizz.id
Butuh Consultasi F&B Kunjungin Instagram eatproject.id