Data Base Pelanggan,
Ya Jangan Disimpan Saja Tho!

“Tanyain donk sama panitianya, kalau kita ambil sponsorship yang kedua bisa collect data base juga nggak?”, minta salah seorang senior saya di kantor saat saya hendak menelfon panitia sebuah event seminar untuk klien kami. “Nggak bisa katanya, Mba!” jawab saya seusai menelfon. “Yah, kalau gitu nggak usah sponsorin ajalah!”, ujarnya. Saya bengong. Masih ingat saya setiap kami sedang berbincang dengan calon klien untuk merumuskan strategi marketing, promosi, atau event , kami tidak pernah lupa menanyakan mengenai data base yang dimiliki perusahaan klien. Pembuatan dan penambahan data base pelanggan selalu menjadi rekomendasi kami pada klien. Saya sempat bertanya dalam hati, maaan…sekeramat itukah kata “data base” bagi perusahaan?

Kalau ditanya pentingkah setiap perusahaan mempunyai data base pelanggannya, kami akan seratus persen yakin menjawab “Ya!”. Dan kalau kamu tanya ke setiap perusahaaan pertanyaan yang sama, saya yakin mereka juga akan menjawab hal yang sama dengan kami. Tapi kalau ditanyakan masalah konsistensi dan focus dalam memantain data base tersebut, heheee…saya yakin lagi kalau tidak semua perusahaan concern dalam hal tersebut. Kami pernah mempunyai klien sebuah restoran yang sudah cukup lama berdiri di Bandung. Ketika ditanya mengenai data base, mereka sudah menjalankan pengumpulan data base melalui system member jauh sebelum bergabung dengan kami. Wah, bagus nih perusahaan, pikir kami. Tapi ketika ditanya apa yang mereka lakukan dengan data base yang mereka miliki tersebut, mereka mengatakan tidak ada. What??!! Terus buat apa anda punya data base?? Sayang bangeeeeet!!

Data base, apapun dan bagaimana pun bentuknya, bagi saya itu adalah asset yang sangat berharga bagi perusahaan. Kenapa? Karena banyak hal yang bisa kita lakukan untuk kemajuan perusahaan dari situ. Malah itu akan sangat mempermudah program-program yang akan dilaksanakan oleh perusahaan itu sendiri. Buat kami, data base bisa dipergunakan untuk banyak hal, diantaranya :

• Efektifitas promosi/ komunikasi
Jangankan perusahaan kecil yang cuma punya budget sedikit untuk kegiatan promosi atau komunikasinya, perusahaan besar yang lebih settle pun lebih suka memanfaatkan data base yang mereka miliki untuk promosi dan komunikasinya. Alasannya ya jelas untuk efektifitas lah! Coba saja bayangkan, lebih efektif mana menggunakan iklan di media massa yang pasti memerlukan budget besar dibandingkan langsung menghubungi atau mengkomunikasikannya ke pelanggan dengan menggunakan data base yang dimiliki. Dengan menggunakan data base, perusahaan bisa langsung mempromosikan atau mengkomunikasikan segala hal mengenai perusahaan atau produknya langsung tepat sasaran ke target market. Ini jauh lebih efisien dibandingkan iklan media massa yang walaupun sudah kita pikirkan target marketnya tapi masih terlalu luas jangkauan informasinya, dan belum tentu sasaran yang ingin ditembak terkena.

• Penarik Massa dalam Event
Coba tanyakan pada event organizer manapun, apa yang paling mereka kuatirkan dari event yang akan mereka selenggarakan? Mereka pasti akan menjawab “pengunjung”. Ya iya lah, bagaimanapun juga, kesuksesan sebuah event itu kan paling gampang dilihat dari jumlah pengunjung yang datang ke event tersebut (lepas dari tujuan yang dirumuskan ya!). Berbagai macam cara dilakukan untuk menarik massa ke event yang diselenggarakan, bisa melalui publikasi besar-besaran di media massa bahkan sampai “menyewa” massa (Suer, it happened babe!). Nah kalau perusahaan punya data base sih seharusnya tidak perlu ‘sewa-sewa’ segala ya, budget publikasi juga bisa diminimalisir. Salah satu klien kami selalu menggunakan data base-nya untuk mengundang langsung para pelanggan mereka ke event yang dibuat. Hasilnya? Hampir kebanyakan pengunjung yang datang memang yang dihubungi dari data base tersebut.

• Mempermudah Riset & Audit
Setiap perusahaan biasanya pasti memerlukan riset dan audit, baik itu intesitasnya besar atau sedikit. Untuk kegiatan atau program yang hendak ataupun telah dilaksanakan, riset dan audit pasti diperlukan donk ya! Kecuali kalau perusahaannya sangat percaya diri (tapi percayalah, itu sangat tidak disarankan). Program tersebut akan mengalami kesulitan jika perusahaan tidak memiliki data base pelanggan yang hendak disurvey, memang bisa-bisa saja sih, tapi akan memerlukan waktu lebih lama karena harus ‘mencari-cari’ dulu. Kalau sudah ada data base kan tinggal meriset atau meng-audit para pelanggan yanga ada di data base tersebut tanpa harus kuatir responden tersebut tidak capable untuk diriset mengenai perusahaan.

• Menambah Pelanggan Baru
Kalau perusahaan mau jeli melihat data base yang dimilikinya, sebenarnya perusahaan pasti bisa memotret mayoritas pelanggannya. Bisa dilihat sebenarnya bagaimana karakteristik pelanggan dari sisi geografis, demografis, sampai psikografisnya. Dari situ perusahaan lalu bisa menyimpulkan ‘daerah’ atau ‘siapa’ saja yang bisa ditembak untuk menjadi pelanggan baru perusahaan. Kegiatan penambahan pelanggan baru jadi bisa lebih difokuskan dan tepat sasaran, tidak menembak semua orang yang belum tentu cocok dengan perusahaan. Daripada mengira-ngira tanpa perhitungan atau pemotretan yang jelas, kan lebih baik menggunakan data base yang dimiliki bukan? Jauh lebih lebih efektif!

• Mantaining Emotional Relationship
Perusahaan yang baik akan selalu memantain hubungan emosional dengan pelanggannya. Untuk apa? Ya untuk memperkuat loyalitas pelanggan terhadap perusahaan pada akhirnya lah! Seperti dua orang yang sedang berpacaran, saat perusahaan mampu berhubungan dengan klien secara intens dan lebih personal, keterikatan yang kuat pun akan muncul dengan sendirinya. Tidak perlu memberikan mereka sms setiap hari, cukup untuk special moment saja. Misalnya, saat pelanggan berulang tahun, perusahaan memberikan ucapan selamat lewat sms atau e-mail atau kartu ucapan bahkan telfon langsung jika memungkinkan. Begitu juga saat pelanggan merayakan hari raya keagamaan mereka, misalnya saat Idul Fitri atau Natal. Dengan mrlihat kepedulian danperhatian kita pada mereka, niscaya mereka pun akan lebih dekat dan loyal pada perusahaan.

Bagaimana pun juga, apapun manfaat yang bisa didapatkan dari penggunaan data base yang dimiliki perusahaan, memang sudah seharusnya program maintaining data base ini menjadi program wajib bagi setiap perusahaan. Namun jangan lupa, jangan sampai data base yang sudah susa-susah didapatkan tersebut akhirnya hanya jadi file yang tersimpan rapi di computer atau tumpukan berkas lainnya ya, tapi sebisa mungkin gunakan dengan semaksimal mungkin demi kebaikan perusahaan dan pelanggan.